Przewodnik po zarządzaniu zaopatrzeniem w małej firmie

Dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o następujących kwestiach:

• Co to jest zarządzanie zaopatrzeniem?
•  Wskazówki dotyczące zarządzania zaopatrzeniem w małej firmie
• Metody zarządzania zaopatrzeniem
• Oprogramowanie do zarządzania zaopatrzeniem

Zarządzanie zaopatrzeniem jest kluczowe dla efektywnego działania firmy. Spora część Twojego kapitału jest prawdopodobnie związana z zapasami produktów, więc sprawne zarządzanie nimi powinno być priorytetem.

Odpowiednie planowanie pomoże ograniczyć marnotrawstwo i nadążyć za popytem. Nie chcesz przecież stracić okazji na zdobycie nowych klientów, bo skończyły Ci się zapasy ani nie chcesz też wyrzucać niesprzedanego, przeterminowanego jedzenia.

Od czasu pandemii ilość wiadomości związanych z brakami zaopatrzenia wzrosła o 250%. I choć część z nich wynika z ograniczonej podaży, słabe zarządzanie zaopatrzeniem również może mieć na to znaczący wpływ. To może zrazić klientów i zniechęcić ich do dokonywania kolejnych zamówień w Twojej firmie.

Nieważne, czy działasz w handlu, gastronomii, czy prowadzisz salon kosmetyczny; monitorowanie asortymentu przyniesie Ci korzyści. Poznaj najważniejsze wiadomości na temat zarządzania zaopatrzeniem w małej firmie dzięki naszemu kompleksowemu poradnikowi i przydatnym wskazówkom, które pomogą Ci w organizacji Twojej pracy.

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zaopatrzeniem to proces używany do monitorowania zapasów, takich jak produkty, sprzęt, składniki czy też zwroty towarów.

Musisz być na bieżąco ze stanem zapasów od momentu ich dostawy do Twojego magazynu lub zaplecza aż do sprzedaży, a także przy zamówieniach i uzupełnianiu zapasów.

Oto kilka przykładów kategorii, które należy śledzić w danej firmie.

Restauracje i bary

• Zapasy jedzenia i napojów, w tym składników
• Zamówienia
• Zapas bezpieczeństwa

Sklepy

• Towary gotowe do sprzedaży
• Zwroty podzielone na artykuły, które można sprzedać ponownie oraz uszkodzone
• Towary do  sprzedaży online  lub w sklepie
• Składniki i materiały
• Towary w trakcie dostawy do klienta

Zdrowie i uroda

• Produkty na sprzedaż
• Produkty używane w zabiegach
• Zwroty podzielone na artykuły, które można sprzedać ponownie oraz uszkodzone

Siłownie i ośrodki rekreacyjne

• Sprzedawane produkty spożywcze, np. odżywki białkowe i przekąski
• Sprzęt – monitorowanie elementów wymagających wymiany i modernizacji (konserwacje, naprawy, remonty)
• Łańcuch dostaw

 Wskazówki dotyczące zarządzania zaopatrzeniem w małej firmie

Zadbaj o to, by wszystkie zapasy były jak najlepiej zorganizowane, stosując się do tych wskazówek:

• Oznacz i posortuj wszystkie produkty – upewnij się, że przypadkowo nie złożysz razem podobnych, ale różnych elementów. Upewnij się, że oznaczenia są jasne i łatwe do odczytania.
• Przeznacz oddzielne miejsce na zwrócone produkty i sprawdzaj ich jakość przed odłożeniem z powrotem do towarów gotowych do sprzedaży. Pozwoli to uniknąć sprzedawania niepełnowartościowych produktów.
• Regularnie przeprowadzaj kontrolę swoich zapasów – poleganie na samych danych, pozyskiwanych automatycznie czy wprowadzanych ręcznie, może wydawać się kuszące, ale zawsze należy sprawdzać ich zgodność ze stanem faktycznym.
• Przygotuj plan awaryjny – przygotuj budżet na nieprzewidziane dostawy oraz listę dostawców, którzy są w stanie dostarczyć produkty „na ostatnią chwilę”. Będzie to kluczowe w chwili, gdy Twoja firma znajdzie się w tarapatach.
• Konsekwentnie stosuj wszystkie procesy, od przyjmowania i organizowania dostaw po śledzenie sprzedaży. To zmniejszy ryzyko popełniania błędów.
• Posortuj towary według sposobu, w jaki mają być sprzedawane – wydziel osobne miejsce na przedmioty, które mają być sprzedawane przez internet od tych, które mają być sprzedawane w sklepie stacjonarnym. Możesz również pogrupować je według wartości lub priorytetu, na przykład okulary przeciwsłoneczne mogą być priorytetem do sprzedaży w miesiącach letnich.
• Monitoruj dostawy do Twojej firmy – pomoże to uniknąć przypadkowego zamówienia zbyt dużej ilości towaru. Jeśli masz bardzo dużą ilość zapasów, być może warto byłoby zatrudnić kontrolera zapasów.
• Sprawdź, które zapasy się nie sprzedają – zwróć uwagę na towary, które nie zostały sprzedane w ciągu ostatnich sześciu miesięcy i przestań je uzupełniać. Jeśli masz ich duże ilości, dobrym pomysłem byłoby przeprowadzenie na przykład  sezonowej wyprzedaży w celu „wywietrzenia magazynów”.
• Skorzystanie z systemu zarządzania zapasami online również pomoże Ci usprawnić cały proces. Dzięki temu uzyskasz dane dotyczące sprzedaży, przewidywany wzrost i trendy rynkowe – wszystko to zostanie uwzględnione w obliczeniach związanych ze sprzedażą.

Dzięki tym zasadom nie tylko lepiej rozplanujesz przestrzeń, ale również zapobiegniesz marnotrawstwu i zdobędziesz dane na temat tego, które produkty, pozycje w menu lub usługi są najbardziej popularne.

Metody zarządzania zapasami

Istnieje wiele metod, z których można korzystać. Możesz poeksperymentować i sprawdzić, co najlepiej się sprawdza, wypróbowując różne strategie na mniejszą skalę.

Oto kilka wskazówek na temat zarządzania zapasami i rozwiązań, które mogą być wykorzystywane w większości branż.

First in, first out (FIFO)

First in, first out, czyli „pierwsze wchodzi, pierwsze wychodzi”, to prosta, lecz popularna metoda zarządzania zapasami. Technika FIFO jest szczególnie odpowiednia dla łatwo psujących się towarów. Dzięki tej technice pozbędziesz się najstarszych towarów, zanim pojawią się nowe.

Aby się to powiodło, potrzebny jest dobrze zorganizowany magazyn, zaplecze lub inna przestrzeń, jednak zasada ta pomaga ograniczyć marnotrawstwo do minimum. Najlepszym sposobem na organizację zapasów według techniki FIFO jest umieszczanie nowych produktów z tyłu, za starszymi. Dzięki temu będziesz sięgać w pierwszej kolejności po produkty z najkrótszą datą przydatności i sprzedawać je jako pierwsze.

Standardowy poziom zapasów

Jest znany również jako poziom równowagi zapasów i polega na ustaleniu, jaką standardową ilość każdego produktu należy posiadać w oparciu o popyt wśród klientów.

• Pamiętaj, by stale monitorować stan zapasów i zamawiać zanim liczba produktów spadnie poniżej ustalonego poziomu.
• Nie musisz za każdym razem składać dużego zamówienia, możesz zamawiać tyle, by zaspokoić popyt i nie stracić okazji na potencjalną sprzedaż.

Ustalenie standardowego poziomu zapasów może trochę potrwać, więc nie jest to najlepsza metoda zarządzania zapasami dla nowych firm. Może się też okazać, że poziomy zmieniają się w zależności od sezonu.

Analiza ABC

Prawdopodobnie oferujesz produkty, które cieszą się większą popularnością lub są bardziej wartościowe od innych. Jedna z metod zarządzania zapasami jest znana jako analiza ABC.

Polega ona na podziale zapasów na różne kategorie w zależności od ich znaczenia lub poziomu zysków, jakie przynoszą. „A” oznacza produkty, na które jest największy popyt, a grupa „C” jest dla towarów, które schodzą powoli.

Z początku proces ten może być czasochłonny. Na dłuższą metę pozwala on jednak na sprawniejsze zarządzanie zapasami. Pozwala on również zwracać większą uwagę na najbardziej rentowne produkty oraz może pomóc w  działaniach marketingowych i promocjach – na przykład w ofertach publikowanych we współpracy z Grouponem.

Just in time (JIT)

Metoda zarządzania zapasami „just in time” („w samą porę”) polega na utrzymywaniu jak najniższego poziomu zaopatrzenia potrzebnego do zaspokojenia popytu. Zapasy uzupełnia się dopiero, gdy się kończą, zamiast zamawiać z wyprzedzeniem.

To ryzykowna metoda wymagająca wiele planowania, ale odpowiednia dla firm, które nie dysponują dużymi magazynami. Rzetelni dostawcy są niezbędni do jej prawidłowego działania, może ona jednak przynieść oszczędności, bo ogranicza ilość niesprzedanego towaru zalegającego w magazynie.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami

Technologia może przynieść wiele pomocnych i wygodnych rozwiązań dla małych firm, a także zdjąć z Twoich barków trudne zadania administracyjne. Tak właśnie jest w przypadku oprogramowania do zarządzania zapasami.

W internecie znajdziesz wiele wysoko ocenianych opcji ¹. Programy oferują następujące korzyści:

• Alerty o konieczności uzupełnienia zapasów
• Zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędu ludzkiego
• Integracja z oprogramowaniem rachunkowym
• O wiele łatwiejsze gromadzenie danych
• Zapobieganie niedoborom/nadmiarom produktów
• Przegląd zapasów dostępny na dowolnym urządzeniu
• Dokładniejsze prognozowanie sprzedaży
• Lepsza organizacja wszystkich działów – od magazynu do hali produkcyjnej.

Oprogramowanie pomoże Ci prognozować, które produkty szybko schodzą i śledzić terminy przydatności do spożycia łatwo psujących się artykułów.

Jak w przypadku każdego oprogramowania, należy uważać na awarie systemu. Regularnie twórz kopie zapasowe danych, aby zapobiec związanym z nimi problemom. Trzeba też pamiętać o ochronie przed hakerami chcącymi uzyskać dostęp do danych firmy.

Chroń się, aktualizując firewalla i program antywirusowy, a także zapoznaj się z ogólnymi zaleceniami dotyczącymi cyberbezpieczeństwa.

Nadal trzeba będzie przeglądać zaopatrzenie i wprowadzać dane. Z odpowiednim oprogramowaniem zarządzanie zapasami będzie jednak dużo łatwiejsze.

Zostań Partnerem Groupona już dziś, aby zwiększyć grono klientów, zbudować świadomość marki i promować swoje usługi.

1. https://www.business.org/finance/inventory-management/best-inventory-management-software/